Conferencia “Sistema de Gestión Documental”



Conferencista:
Mtro. Ramón Aguilera Murguía, Director de la Escuela Mexicana de Archivo
Sede:
Hogar Cabañas- Av. Mariano Otero 2145, Residencial Victoria, Zapopan, Jal.
Fecha y hora:
Jueves 10 de agosto de 2017, 11:00 hrs.
 
Con la presencia de las Unidades de Transparencia de las dependencias públicas de Estado de Jalisco, se presentó la conferencia “Sistemas de Gestión Documental” en las instalaciones del Hogar Cabañas, impartida por el Mtro. Ramón Aguilera Murguía, de cara a una nueva Ley General de Archivo. Con la presencia de la Directora del recinto, la Lic. Martha Alicia Ibáñez Hernández, la cual hizo mención de la misión del Hogar Cabañas por proteger a sus donadores y la importancia de los archivos y sus procesos.
Posteriormente, hace uso de la palabra el Dr. Guillermo Muñoz Franco, Coordinador General de Transparencia e Información Pública del Gobierno del Estado de Jalisco, el cual agradece a la Lic. Martha Alicia por facilitar el uso de las instalaciones del recinto, además de reconocerle la gran labor social que hace la institución.
El Dr. Muñoz Franco resalta en su intervención, la urgente necesidad de implementar e instrumentar la guía de archivo en el estado.
De igual manera, hace la presentación oficial del conferencista, el Mtro. Ramón Aguilera Murguía Director General de la Escuela Mexicana de Archivos A.C., dándole la bienvenida y cediéndole micrófonos dando inicio a la conferencia.
El Mtro. Ramón Aguilera Murguía inicio su conferencia hablando de la importancia que tiene el preservar el archivo de manera adecuada, lo cual nos llevara a establecer un orden en toda la documentación que se genere en las dependencias.
Adicionalmente, menciona que la definición jurídica – administrativa del documento lo determina como el contenedor conceptual de información el cual se formaliza y se hace fidedigno con una estructura regulada por las características de la ISO 15489:

  1. Autenticidad: cuando puede probarse que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la que se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Debe asegurarse que los creadores de los documentos están autorizados e identificados y que los documentos están plenamente protegidos ante adiciones, supresiones o modificaciones.
  2. Fiabilidad: un documento de archivo fiable es aquél cuyo contenido puede ser considerado, sin lugar a dudas, como una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.
  3. Integridad: la integridad de un documento de archivo hace referencia a su carácter inalterable y completo. En consecuencia, el documento debe estar protegido frente a modificaciones no autorizadas y debe especificar que adiciones o anotaciones pueden realizarse.          
  4. Posibilidad de utilización: un documento de archivo utilizable es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

Nos menciona también, que la estructura operacional del archivo está compuesta por una cabeza que coordine los tres tipos de archivo las cuales se determinan de acuerdo al ciclo documental del archivo, es decir, si se encuentra activo, vigente o es histórico:
•          Archivos de trámite
•          Archivo Concentración
•          Archivo Histórico
El Mtro. Ramón Aguilera Murguía nos comparte las conceptualizaciones del Procesos archivísticos de acuerdo a la ISO 15489, la cual se compone de 6 rubros fundamentales:
1.    Creación
2.    Clasificación
3.    Descripción
4.    Disposición
5.    Acceso
6.    Preservación

Autor: alejandro.verduzco
Fecha de actualización: 21 de Agosto de 2017 - 01:44 PM